Formule de politesse : comment commencer et finir un e-mail
Une formule de politesse encadre votre message : une formule d'appel au début (« Madame, », « Bonjour Monsieur, ») et une formule de fin avant la signature (« Cordialement », « Je vous prie d'agréer… »). Le bon choix dépend du destinataire, du degré de formalité et du support : e-mail rapide ou lettre officielle.
Sommaire
- La structure d'un e-mail professionnel
- Les formules d'appel : comment commencer
- Les formules de fin selon le destinataire
- Les formules de lettre classique
- Les pièges les plus fréquents
- Joindre un document : « ci-joint » et « en pièce jointe »
- Relancer sans paraître insistant
- Exemples d'e-mails complets
- Relire avant d'envoyer
- Questions fréquentes
Ce guide donne la structure d'un e-mail professionnel, les formules adaptées à chaque situation, un tableau récapitulatif et les erreurs qui trahissent un message écrit trop vite. Chaque expression courante a sa fiche détaillée :
La structure d'un e-mail professionnel
Un e-mail efficace suit toujours le même ordre. Le lecteur sait où trouver l'information, et vous n'oubliez rien.
- L'objetCourt et précis : « Devis n° 2451 – demande de modification », « Candidature au poste d'assistant comptable ». Évitez « Question » ou « Urgent ».
- La formule d'appel« Madame, », « Bonjour Monsieur, », « Bonjour Julie, ». Elle est suivie d'une virgule et d'un retour à la ligne.
- L'introductionUne phrase qui situe le message : « Je fais suite à notre échange téléphonique de ce matin. »
- Le corpsUn paragraphe par idée. La demande principale apparaît clairement, de préférence tôt.
- La conclusionCe que vous attendez : une réponse, une validation, un rendez-vous. « Pourriez-vous me confirmer votre accord d'ici vendredi ? »
- La formule de fin« Cordialement », « Bien à vous », ou une formule complète dans un courrier formel.
- La signaturePrénom et nom, fonction, entreprise, téléphone. Dans un premier contact, elle évite au destinataire de chercher qui vous êtes.
Avant d'envoyer, relisez l'objet, les noms propres et les accords. Un passage dans le correcteur d'orthographe repère en quelques secondes les fautes qui passent inaperçues à l'écran.
Les formules d'appel : comment commencer
La formule d'appel s'adapte à ce que vous savez du destinataire. Elle ne s'abrège jamais : on écrit « Madame », pas « Mme ».
| Situation | Formule d'appel |
|---|---|
| Destinataire inconnu (service, entreprise) | Madame, Monsieur, |
| Destinataire connu de nom, courrier formel | Madame, / Monsieur, |
| Fonction connue | Madame la Directrice, / Monsieur le Directeur, / Monsieur le Maire, |
| Avocat, notaire | Maître, |
| Médecin | Docteur, |
| E-mail professionnel courant | Bonjour Madame, / Bonjour Monsieur Martin, |
| Collègue, contact régulier | Bonjour Julie, / Bonjour à tous, |
| Proche | Salut Paul, / Chère Anne, |
« Madame, Monsieur » : l'ordre et la ponctuation
On écrit « Madame, Monsieur, » avec une virgule entre les deux mots et une virgule finale. Si vous ignorez à qui vous vous adressez, c'est la formule la plus sûre. En France, dans une lettre formelle, on n'ajoute pas le nom : « Monsieur, » et non « Monsieur Martin, ». Dans un e-mail, « Bonjour Monsieur Martin, » est en revanche courant et bien reçu.
« Cher Monsieur » : à réserver aux relations établies
« Cher » suppose une relation déjà installée. Dans un premier contact, « Cher Monsieur » peut sembler familier ou trop appuyé. Avec un client fidèle ou un partenaire que vous connaissez bien, « Chère Madame, » reste élégant.
« Bonjour » suivi d'une virgule ?
En principe, le nom de la personne à qui l'on s'adresse se détache par une virgule : « Bonjour, Madame, ». L'usage des e-mails a imposé « Bonjour Madame, », sans virgule intérieure. Les deux se rencontrent ; la virgule finale, elle, est indispensable. Les règles de la ponctuation détaillent ce cas de l'apostrophe.
Les formules de fin selon le destinataire
La formule de fin se choisit en miroir de la formule d'appel : un e-mail qui commence par « Bonjour Julie » ne se termine pas par « Je vous prie d'agréer l'expression de mes sentiments distingués ». Le tableau suivant couvre les situations les plus fréquentes.
| Destinataire | Registre | Formule de fin |
|---|---|---|
| Administration, organisme officiel | Très formel | Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. |
| Recruteur (lettre de motivation) | Formel | Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. |
| Haut responsable, personnalité | Formel, respectueux | Je vous prie d'agréer, Monsieur le Directeur, l'expression de mes sentiments respectueux. |
| Destinataire inconnu, e-mail | Soutenu | Salutations distinguées / Sincères salutations |
| Client, fournisseur, partenaire | Neutre | Cordialement / Bien cordialement |
| Correspondant avec qui vous avez déjà échangé | Courtois | Bien à vous / Très cordialement |
| Supérieur direct au quotidien | Neutre | Bien cordialement / Bonne journée |
| Collègue proche | Détendu | Merci et bonne journée / À bientôt |
| Ami, famille | Familier | Amicalement / À bientôt / Bises |
« Cordialement » est devenu la formule par défaut des e-mails de travail. Ses variantes (« bien cordialement », « très cordialement », « cordiales salutations ») n'ont pas exactement la même nuance : la fiche cordialement ou bien cordialement les compare et propose des synonymes.
Remercier en fin de message
Quand vous attendez un service, le remerciement peut précéder la formule de fin : « Je vous remercie par avance de votre retour. Cordialement, ». « Merci d'avance », « d'avance merci » et « merci par avance » sont tous corrects. Certains y voient une façon de considérer la réponse comme acquise ; « Je vous remercie de l'attention que vous porterez à ma demande » est plus délicat dans un courrier formel.
Exprimer un mécontentement sans perdre la politesse
Une réclamation reste polie : la fermeté passe par les faits, pas par la formule. « Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes salutations. » sans adjectif est plus sec que « salutations distinguées », et suffit à marquer la distance. Évitez les formules ironiques ou les points d'exclamation.
Les formules de lettre classique
Dans une lettre de motivation, une réclamation écrite ou un courrier administratif, la formule complète reste la règle. Elle se construit en trois parties : un verbe d'introduction, la reprise de la formule d'appel entre virgules, puis l'expression des sentiments ou des salutations.
| Partie | Exemples |
|---|---|
| Introduction (du plus simple au plus déférent) | Agréez… / Veuillez agréer… / Je vous prie d'agréer… / Je vous prie de bien vouloir agréer… |
| Reprise de l'appel | , Madame, Monsieur, / , Monsieur le Directeur, / , Maître, |
| Conclusion | l'expression de mes salutations distinguées. / l'expression de mes sentiments distingués. / mes sincères salutations. |
Exemples complets :
- « Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. »
- « Je vous prie d'agréer, Madame la Directrice, l'expression de mes sentiments respectueux. »
- « Dans l'attente de votre réponse, je vous prie de recevoir, Maître, mes salutations distinguées. »
Agréer signifie « accueillir favorablement ». La formule se termine par un point, puis vient la signature. La formule d'appel reprise est toujours identique à celle du début : si vous avez écrit « Madame la Directrice, », reprenez « Madame la Directrice ».
Certains guides, notamment ceux de l'Office québécois de la langue française, jugent « l'expression de mes salutations » peu logique : on adresse des salutations, on ne les exprime pas. La tournure reste très répandue en France. Si vous voulez l'éviter : « Veuillez agréer, Madame, mes salutations distinguées. »
Les pièges les plus fréquents
1. Le participe présent qui n'a pas le bon sujet
En espérant une réponse favorable, veuillez agréer… est incorrect : grammaticalement, c'est le destinataire qui espère. Le participe doit avoir le même sujet que le verbe qui suit :
- En espérant une réponse favorable, je vous prie d'agréer…
- Dans l'attente d'une réponse favorable, veuillez agréer…
2. « Cordialement » dans une lettre très formelle
« Cordialement » seul convient à un e-mail. Dans une lettre de motivation papier ou un recours administratif, il paraît trop bref. Il n'est pas incorrect, mais il ne correspond pas au registre attendu.
3. Les majuscules
« Madame » et « Monsieur » prennent une majuscule dans la formule d'appel et quand ils sont repris dans la formule de fin. Le premier mot du texte, après la virgule et le retour à la ligne, commence aussi par une majuscule. Et les majuscules gardent leurs accents : on écrit « À bientôt », « État », « Écrire ». Les majuscules accentuées se tapent facilement au clavier.
4. « Je vous serais reconnaissant » : conditionnel, avec un s
« Je vous serais reconnaissant de bien vouloir me transmettre le dossier » : ici, serais est au conditionnel, qui exprime une demande polie. Je vous serai reconnaissant au futur est une faute fréquente dans ce contexte. Le détail est expliqué dans je serai ou je serais. Au féminin : « je vous serais reconnaissante ».
5. « Je vous transmet » sans s
À la première personne, transmettre se termine par un s : « je vous transmets », comme « je me permets ». Le pronom vous ne change rien à l'accord. La fiche je vous transmets ou je vous transmet donne la conjugaison complète, avec envoyer et faire parvenir.
6. « N'hésitez pas » partout
« N'hésitez pas à me contacter » est correct, mais figure dans une grande partie des e-mails professionnels. Au tutoiement, attention au s : on écrit « n'hésite pas ». Les explications et des formules plus personnelles sont dans la fiche n'hésite pas ou n'hésites pas.
7. « Pas de souci » avec un client
« Pas de souci » est familier. Il passe entre collègues, moins avec un client ou un supérieur. Pour l'orthographe (singulier ou pluriel) et des tournures plus soutenues, voir pas de souci ou pas de soucis.
Joindre un document : « ci-joint » et « en pièce jointe »
La phrase d'accompagnement d'une pièce jointe pose deux questions : l'accord de ci-joint et le choix du verbe.
- Ci-joint invariable en tête de phrase ou devant un nom sans déterminant : « Ci-joint les factures demandées. » « Vous trouverez ci-joint copie du contrat. »
- Ci-joint accordé après le nom : « les factures ci-jointes », « la note ci-jointe ».
- Devant un nom précédé d'un déterminant, les deux sont admis : « Vous trouverez ci-joint (ou ci-jointe) la facture. »
Formules d'accompagnement correctes : « Vous trouverez ci-joint mon CV. », « Veuillez trouver ci-joint le compte rendu. », « Je vous transmets en pièce jointe le devis signé. », « Je vous envoie en pièces jointes les trois documents. » La tournure « Je vous prie de trouver ci-joint » est souvent critiquée : on ne prie pas quelqu'un de trouver un document ; les deux premières formules sont plus naturelles.
Employé comme participe passé, joint suit les règles d'accord habituelles : « les documents que je vous ai joints ».
Relancer sans paraître insistant
Une relance rappelle le premier message, reste brève et propose une suite concrète. Laissez passer quelques jours ouvrés avant de relancer une demande qui n'est pas urgente.
- « Je me permets de vous relancer au sujet de ma demande du 12 mars concernant le devis n° 2451. »
- « Sauf erreur de ma part, je n'ai pas reçu de réponse à mon message du 12 mars. Pourriez-vous me dire où en est le dossier ? »
- « Afin de finaliser la commande, j'aurais besoin de votre validation d'ici jeudi. »
- « Si ce message ne vous est pas adressé, pourriez-vous m'indiquer la bonne personne à contacter ? »
Gardez la même formule de fin que dans le premier message : changer de registre en cours d'échange donne l'impression d'un reproche.
Exemples d'e-mails complets
Demande à un inconnu
« Madame, Monsieur,
Je souhaiterais obtenir un devis pour l'entretien de nos locaux (250 m², deux passages par semaine). Pourriez-vous m'indiquer vos conditions et vos disponibilités ?
Je vous remercie par avance de votre réponse.
Salutations distinguées,
Claire Dubois, responsable des services généraux »
Réponse à un client connu
« Bonjour Monsieur Martin,
Je vous transmets le devis modifié, qui tient compte de vos remarques. La livraison reste prévue pour le 3 juin.
Je reste à votre disposition pour tout complément.
Bien cordialement,
Thomas Leroy »
Message à un collègue
« Bonjour Julie,
Voici le tableau pour la réunion de demain. Peux-tu vérifier les chiffres de mars ?
Merci et bonne journée,
Karim »
Relire avant d'envoyer
Une formule de politesse soignée ne rattrape pas un message truffé de fautes. Vérifiez en priorité les terminaisons de verbes (« je vous transmets », « je vous serais »), les accords du participe passé et les homophones courants comme ces et ses. Le correcteur d'orthographe en ligne analyse votre texte avant l'envoi ; pour réviser les pièges de conjugaison, les fiches du site détaillent chaque cas.
Questions fréquentes
Quelle formule de politesse mettre à la fin d'un e-mail professionnel ?
« Cordialement » ou « Bien cordialement » conviennent à la grande majorité des e-mails de travail. Pour un destinataire que vous ne connaissez pas ou une démarche officielle, préférez « Salutations distinguées » ou une formule complète : « Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées. »
Comment commencer un e-mail quand on ne connaît pas le destinataire ?
Écrivez « Madame, Monsieur, » dans un courrier formel, ou « Bonjour, » dans un e-mail plus courant. Si vous connaissez la fonction de la personne, utilisez-la : « Madame la Directrice, ».
Faut-il une majuscule après « Madame, Monsieur, » ?
Oui. La formule d'appel est suivie d'une virgule et d'un retour à la ligne, et le premier mot du texte prend une majuscule : « Madame, [retour à la ligne] Je vous remercie de votre réponse. »
Peut-on écrire « En espérant une réponse favorable, veuillez agréer… » ?
Non. Le participe présent espérant doit avoir le même sujet que le verbe principal. Or c'est vous qui espérez, pas le destinataire. Écrivez : « En espérant une réponse favorable, je vous prie d'agréer… » ou « Dans l'attente d'une réponse favorable, veuillez agréer… ».
« Bien à vous » est-il poli ?
Oui. « Bien à vous » est courtois et un peu plus personnel que « Cordialement ». Il convient à un correspondant avec qui vous avez déjà échangé. Pour une première prise de contact très formelle, préférez « Salutations distinguées ».
Quelle différence entre « À l'attention de » et « À l'intention de » ?
« À l'attention de » indique le destinataire d'un courrier : « À l'attention de Mme Martin ». « À l'intention de » signifie « pour, en l'honneur de » : « une fête à l'intention des bénévoles ». Sur une enveloppe ou en tête de lettre, c'est donc « à l'attention de ».
Mis à jour le 29 septembre 2026